Когда нужно задуматься о внедрении BI-системы

В этой статье мы коротко рассмотрим уровень организационной зрелости в бизнес-аналитике и ответим на вопрос, когда нужно внедрять BI-систему.

Условно, взросление уровня бизнес-аналитики в компании можно разделить на 4 этапа:

1. Компания ничего не считает
2. Компания ведёт отчётность на бумаге
3. Компания считает в Excel и других подобных табличных редакторах
4. Компания использует BI-систем

Почему компании могут находиться на разных уровнях, и что предшествует переходу от одного этапа к другому?
Первый этап

Компании находящие на первом этапе, ничего не считают. Что это за компании? Такие компании я назову лавками, а их владельцев лавочниками. Такие компании и их владельцы владеют очень маленьким бизнесом, зарабатывают от 50 до 200 тысяч рублей и в целом в их бизнесе и так всё понятно. Всех своих клиентов, вложения в рекламу, расходы и доходы они могут посчитать на пальцах или просто в калькуляторе. Для таких компания BI-система была бы просто приятным бонусом, но никакого влияния на бизнес она не окажет.

Второй этап

Следующий этап, когда компания и её владелец начинают вести аналитику на бумаге. Они записывают все свои статьи доходов и расходов в тетрадку и всегда носят с собой. Такую отчётность ведут большое количество малого бизнеса, например, моя тётя владеет салоном красоты и все 6 лет она ведёт свою отчётность просто на распечатанных бланках.

Из таких отчётов на бумаге уже можно сделать какие-то выводы, но если мы как-то захотим повлиять на количество посещений одного клиента, сделать это будет крайне сложно, потому что мы не сможет посчитать ни LTV, ни количество посещений, ни средний чек по конкретному клиенту, ни его потребности. В таком бизнесе нет систем учёта, нет CRM, нет маркетинга. Бизнес просто работает и приносит какие-то деньги.

Третий этап

Третий этап более серьёзный. На этом этапе находятся много компаний у которых оборот более 1 миллиона рублей. Если бизнес пришёл к таким показателям, то скорее всего у него есть различные системы учёта, различные источники трафика, много сотрудников и т.д.

В таком случае волей не волей необходимо понимать, что происходит вокруг, потому что если ничего не контролировать, бизнес будет работать крайне плохо. Конечно в такой ситуации самым очевидным способом ведения бизнес-аналитики являются электронные таблицы. Это довольно просто и практично. Но когда данных становиться много, составление отчётов и обработка данных занимает значительное количество времени.

Четвёртый этап

Следующий логический этап развития бизнес-аналитики является BI-система, но это совсем не значит, что каждый бизнес пришедший к бизнес-аналитике в электронных таблицах готов к внедрению BI. И вот почему.

Для того чтобы внедрить BI-систему, у вас должны быть данные и тем более должен быть выстроен процесс учёта различных финансовых, производственных, клиентских и других показателей. Многие отчёты можно составлять в электронных таблицах, но это не значит что компания делает это должным образом. Так, большинство компаний не считает свои финансы, не знает своих ключевых показателей прибыли, расходов, клиентов, сотрудников, несмотря на то, что ведут свою отчётность в excel.

Для того чтобы BI-система принесла максимальную пользу компании, компания должна выйти на такой уровень организации данных, где правильно учитываются показатели по всем направлениям:

1. Финансы
2. Производство
3. Клиенты
4. Сотрудники
5. Склад (Если есть

Значит ли это, что для внедрения BI должны быть учтены все направления? Ответ - НЕТ! Вы можете внедрять BI-систему по частям. И мысль, которую я хочу до вас донести - для внедрения BI-системы, вы должны выстроить процесс правильного учёта показателей. Если вы или ваши менеджеры от балды заносят данные в Excel, то вам не удастся внедрить BI-систему, просто потому что данные будут выглядеть как попало.

Таким образом мы приходим к выводу, что если вы хотите внедрить BI-систему, будьте готовы к тому, что вам необходимо будет сделать серьёзный переход в плане учёта данных о вашем бизнесе. Это значит вам надо будет установить CRM систему, системы аналитики, базу данных и ERP-систему. Предварительную работу с данными никто не отменял. Наладив эти системы, вы сможете внедрить BI и системно влиять на прибыль компании и свои личные финансы. Не стоит пугаться трудностей, если вы хотите расти и развиваться, это то, что необходимо сделать.